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Cómo organizar una reunión más inclusiva

La participación de todos los presentes en la sala liberará todo el potencial del talento de su organización: he aquí algunas consideraciones sencillas para asegurarse de que se escuche la voz de todos.



Como dijo la escritora y conferenciante Verna Myres: "La diversidad es ser invitado a la fiesta, la inclusión es ser invitado a bailar". Sentirse seguro sabiendo que tu aportación se valora hace maravillas para la motivación, la colaboración y la eficiencia. Si organizas reuniones en tu empresa, sigue leyendo para explorar algunas técnicas para mejorar la inclusión del espacio de reunión que creas, y no tendrás que bailar (a menos que insistas).


Accesibilidad

Las medidas de accesibilidad que cree para las reuniones que organice son una gran manera de proporcionar el guión cultural de la organización que representa. He aquí algunas cosas que debe tener en cuenta antes de su próxima reunión:


  • ¿Se ha invitado a todas las personas que podrían beneficiarse de esta reunión?

  • ¿He enviado con antelación un orden del día claro, de forma que todos los invitados puedan aportar su contribución, además de grabarlo para que se adapte a las personas en una mayor variedad de contextos?

  • ¿He habilitado los subtítulos y, si no es así, podría cambiar a un software en el que los subtítulos o la transcripción estén más disponibles?

  • ¿Será mi reunión accesible para las personas que no hablan inglés como primera lengua?

  • ¿Cómo me aseguraré de que ciertas personas no dominen la reunión? Si es en línea, ¿podría pedir a quien no hable que se silencie? En persona, ¿podría asegurarme de que la gente levanta la mano si quiere hablar?


Las adaptaciones sencillas marcan la diferencia. Permite que todo el mundo esté en igualdad de condiciones y demuestra que el contexto es clave. Cuando planifiques tu próxima reunión, repasa las preguntas anteriores y analiza los cambios que podrías hacer.


¡No en mi nombre!

Nuestros nombres son vasijas, que capturan la cultura, la historia, la tradición y la identidad social, o al menos, una elección significativa hecha por los padres. En un mundo en el que una rápida búsqueda en Internet permite conocer toda la etimología del nombre de alguien, oírlo mal pronunciado puede parecer un acto de guerra. Puede que sea completamente involuntario, pero pronunciar mal el nombre de alguien envía el mensaje de que es menos importante en el entorno que estás facilitando: podría convertirse en la razón por la que alguien no da su valiosa aportación en la reunión.


Cuando se trata de reuniones cara a cara, una medida sencilla es pedir a todos que se presenten, en lugar de dar por sentado que se sabe exactamente cómo pronunciar el nombre de cada uno. Dar a cada uno la oportunidad de hablar afirma su lugar en la sala y es una gran herramienta para reducir la ansiedad de hablar por primera vez. Si la reunión se celebra por Internet, ¿podría pedir a los invitados que confirmen su asistencia con la ortografía de su nombre? Esta atención a los detalles es una señal para todos los asistentes de que estás intentando crear un espacio seguro, en el que se respeta la experiencia y los antecedentes de cada uno.


Reflexiona

Aprovechar tus experiencias y reflexionar sobre la forma en que organizaste tu última reunión puede conducir a un cambio positivo en la siguiente. Dentro de este proceso, busque activamente la opinión de un abanico de personas tan diverso como sea posible. El envío de un formulario rápido para que los participantes rellenen sobre las formas de mejorar podría proporcionarle métodos prácticos y específicos para mejorar la inclusividad de su próxima reunión. En la fase de retroalimentación, es vital que no sólo busques las opiniones de los colegas que sabes que afirmarán tus creencias. Deja que todo el mundo forme parte de la conversación y abracen juntos el crecimiento.


Orquestar

La creación de una cultura verdaderamente inclusiva es un proceso evolutivo: requiere tiempo y compromiso. Pero en Interval, creemos que haciendo unos pocos cambios sutiles, puede mejorar drásticamente la forma en que su organización colabora, haciendo partícipes a voces que a veces no se escuchan. Tiene la oportunidad de oro de orquestar un entorno en el que todos puedan prosperar, así que ¿por qué no empezar con su próxima reunión?


Si quiere saber más sobre las formas de mejorar la inclusividad de su organización, ofrecemos multitud de soluciones para su organización. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.

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